發(fā)布： 2006-09-22 00:00:00
一、檢查表的作用
1．明確與審核目標(biāo)有關(guān)的樣本
審核采用的主要方法是抽樣檢查。抽什么樣本、每種樣本應(yīng)抽多少數(shù)量、如何抽樣等問(wèn)題都要通過(guò)編寫(xiě)檢查表來(lái)解決，而且這一切都要為達(dá)到審核目標(biāo)服務(wù)。因此，明確與審核目標(biāo)有關(guān)的樣本是檢查表的首要作用。
2．使審核程序規(guī)范化
編制檢查表已成為國(guó)際上進(jìn)行管理體系審核的一種通用做法，ISO 19011：2002《質(zhì)量和／或環(huán)境管理體系審核指南》第6．4．3條規(guī)定，審核組成員應(yīng)準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過(guò)程的參考和記錄，這些工作文件包括檢查表等，從而使審核程序進(jìn)一步規(guī)范化，對(duì)減少審核工作的隨意性和盲目性可以起到很大的作用。
3.使審核目標(biāo)始終保持明確
審核員根據(jù)檢查表進(jìn)行審核，不致偏離審核目標(biāo)和主題。在現(xiàn)場(chǎng)審核中，有很多實(shí)際情況和問(wèn)題很容易轉(zhuǎn)移審核員的注意力，有時(shí)甚至迷失大方向而在一些枝節(jié) 問(wèn)題上浪費(fèi)大量時(shí)間。這時(shí)，檢查表可起到提醒和警示作用。
4．保證審核進(jìn)度
審核過(guò)程是一項(xiàng)高節(jié)奏而緊張的活動(dòng)，不允許就某一問(wèn)題、某一條款花費(fèi)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間。事先把審核內(nèi)容排列成檢查表，可以按調(diào)查的問(wèn)題及樣本的數(shù)量分配時(shí)間，使審核按計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行，起到備忘錄的作用。
5．作為審核記錄存檔
一次審核的檢查表可為以后編寫(xiě)檢查表提供參考資料。審核員可在檢查表上記錄現(xiàn)場(chǎng)審核情況，也起到審核記錄的作用。認(rèn)證機(jī)構(gòu)可將其作為審核工作合格評(píng)定的重要輸入，認(rèn)可機(jī)構(gòu)可將其作為檢查認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核工作是否有效的客觀證據(jù)。
6．樹(shù)立審核員的職業(yè)形象
在審核過(guò)程中，有了檢查表，調(diào)查研究就會(huì)有的放矢，提問(wèn)題、查看文件和現(xiàn)場(chǎng)審核也會(huì)更有針對(duì)性，抽樣更具有代表性，工作更具條理性。這一切都能為審核員樹(shù)立起一個(gè)熟練的專(zhuān)業(yè)審核員的職業(yè)形象，也體現(xiàn)出審核員的審核技能。
7．減少審核員的偏見(jiàn)和隨意性
在審核過(guò)程中，有時(shí)由于審核員的特長(zhǎng)或興趣偏好，或由于情緒和感性因素，可能出現(xiàn)對(duì)感興趣而熟悉的內(nèi)容審核時(shí)間很長(zhǎng)，而對(duì)不感興趣或陌生的內(nèi)容審核時(shí)間過(guò)短，甚至一帶而過(guò)的情況。檢查表有助于避免這種問(wèn)題。
二、檢查表的種類(lèi)
I．按標(biāo)準(zhǔn)條款編寫(xiě)的檢查表
此種檢查表是編制其他檢查表的基礎(chǔ)，且通用性較強(qiáng)，可以在審核管理體系文件或?qū)ｍ?xiàng)檢查時(shí)使用。此類(lèi)檢查表可直接將管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款的所有要求作為問(wèn)題提出。
2．按過(guò)程編制的檢查表
ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)組織在建立、實(shí)施質(zhì)量管理體系，以及改進(jìn)其有效性時(shí)采用過(guò)程方法。為使組織有效運(yùn)作，必須識(shí)別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動(dòng)視為過(guò)程，輸入、輸出、資源、活動(dòng)成為一個(gè)過(guò)程必不可少的四個(gè)要素。編制此類(lèi)檢查表時(shí)，對(duì)每個(gè)主要過(guò)程應(yīng)充分體現(xiàn)PDCA的管理思想。
(1)策劃階段(P)：①是否策劃輸入及相關(guān)要求；②是否策劃輸出及相關(guān)要求；③是否策劃資源方面的要求；④是否策劃活動(dòng)的具體要求。
(2)實(shí)施階段(D)：①是否按要求配置資源；②是否按規(guī)定控制過(guò)程；③輸入、輸出是否按規(guī)定的要求實(shí)施。
(3)檢查階段(C)：是否按策劃對(duì)過(guò)程的四個(gè)要素進(jìn)行了相關(guān)的監(jiān)視和測(cè)量。
(4)改進(jìn)階段(A)：當(dāng)過(guò)程未達(dá)到策劃的結(jié)果時(shí)，是否采取了相應(yīng)的糾正或預(yù)防措施。
3．按部門(mén)編寫(xiě)的檢查表
雖然有多種審核方法，如自上而下審核、自下而上審核、上下結(jié)合審核，以及正向或逆向?qū)徍说?，但通常按部門(mén)進(jìn)行審核，按部門(mén)編寫(xiě)的檢查表是最常用的檢查表，這種檢查表編寫(xiě)的原則是：過(guò)程方法+PDCA+抽樣調(diào)查。
審核員應(yīng)通過(guò)查閱管理手冊(cè)、相關(guān)程序文件、職能分配表、組織機(jī)構(gòu)圖、審核計(jì)劃、相關(guān)法律法規(guī)要求、以往的檢查記錄(可行時(shí))等文件和資料，了解受審核部門(mén)的主要過(guò)程。要使用PDCA的思路，對(duì)每個(gè)主要過(guò)程進(jìn)行展開(kāi)。如可行，應(yīng)檢查過(guò)程是否有效的客觀證據(jù)。同時(shí)，審核員應(yīng)掌握抽樣調(diào)查的方法。
三、檢查表的主要內(nèi)容
檢查表一般由兩部分組成，一部分為檢查內(nèi)容，主要包括查什么和怎么查的問(wèn)題；另一部分為審核記錄。管理體系標(biāo)準(zhǔn)的條款號(hào)、檢查內(nèi)容和審核記錄應(yīng)相互對(duì)應(yīng)。對(duì)資深審核員來(lái)講，由于對(duì)檢查內(nèi)容比較清楚，實(shí)際操作中對(duì)此部分內(nèi)容可不填寫(xiě)或作簡(jiǎn)單填寫(xiě)。
審核員應(yīng)在檢查表中記錄下述信息：受審核部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)，人員職責(zé)，主要活動(dòng)、過(guò)程、資源，主要文件，目標(biāo)／指標(biāo)完成情況等；所會(huì)見(jiàn)的關(guān)鍵人員；文件編號(hào)和修改版號(hào)；設(shè)備名稱(chēng)、編號(hào)及其校準(zhǔn)標(biāo)志；物品的標(biāo)識(shí)；抽查文件／信息／設(shè)備的接受者；人員的識(shí)別；參照的管理手冊(cè)／程序文件／作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的版本號(hào)；工作環(huán)境；對(duì)不符合情況的詳細(xì)記錄。
四、檢查表中常見(jiàn)的問(wèn)題
1．沒(méi)有完全覆蓋受審核部門(mén)的主要過(guò)程。
2．沒(méi)有完全覆蓋受審核部門(mén)相關(guān)的管理體系要求。
3．審核的途徑比較混亂，邏輯思維不清楚。
4．檢查內(nèi)容可操作性不強(qiáng)。
5．完全拘泥于檢查表，審核時(shí)過(guò)于機(jī)械，生搬硬套檢查內(nèi)容。
6．完全拋開(kāi)檢查表的檢查內(nèi)容，審核時(shí)自由發(fā)揮。
7．事先將檢查表內(nèi)容透露給受審核方。
8．審核記錄不完整等。